Наименование документа

Учреждение имеет много филиалов, но только одного специалиста по ОП во всей структуре. Можно ли фиксировать записи о вступительном инструктаже по вопросам ОП именно в Журнал регистрации вступительных инструктажей по ОП каждого филиала лицами каждого филиала, которые назначены приказом за проведение вступительных инструктажей по ОП? Электронная форма документооборота по ОП в учреждении не внедрена. Пересылать каждый раз Единый журнал инструктажей по вопросам ОП по Украине нет необходимости - периодическая текучесть людей в головном офисе и возможная потеря Журнала транспортными компаниями. Как поступать в таком случае?