Наименование документа

У нашего предприятия есть сеть розничных магазинов по всей Украине. Главный офис в Киеве, инженер по охране труда в главном офисе. Процедура вводного инструктажа для работников магазинов организована так: проведение вводного инструктажа для персонала магазина возложена на директора магазина. Для директора магазина вводный инструктаж проводит территориальный директор. Территориального директора инструктирует инженер по охране труда. Однако нередки ситуации, когда работники магазинов переводятся из одного магазина в другой, а иногда и несколько раз. При этом магазин, в котором проводился вводный инструктаж, может быть ликвидирован, а данные о проведении инструктажа - утеряны. Как выйти из этого положения?